SOCIEDADES LIMITADAS E SOCIEDADES ANÔNIMAS (S/A´s)
– Mês de Abril – Prazo para aprovação de contas de administradores –
Por Luís Rodolfo Cruz e Creuz
Os meses de março e abril costumam ser agitados para contadores e advogados, em função de prazos de entregas de Declarações de Imposto de Renda e de aprovação de contas de Sociedades. Trataremos, abaixo, da questão da aprovação de contas para as Sociedades Limitadas e para as Sociedades Anônimas, nesta ordem, considerando que o Código Civil vigente coloca a obrigação às Sociedades Limitadas de forma muito similar àquela imposta para as Sociedades Anônimas, pela Lei nº 6.404/76 – a Lei das Sociedades por Ações.
Desde a entrada em vigor do novo Código Civil (“CC”), as Sociedades Limitadas passaram a conviver com alguns formalismos que antes não eram comuns a este tipo societário. Neste texto, vamos analisar a questão específica da tomada e aprovação (ou não) das finanças das Sociedades Limitadas, que considerando o disposto nos artigos 1.065, 1.071 e 1.078 do CC, teremos que as contas dos administradores e as demonstrações financeiras das referidas sociedades devem ser submetidas à votação e aprovação dos sócios nos 04 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social. Nesta breve apresentação, vamos no deter à questão da assembléia de sócios que deve realizar-se anualmente, nos quatro primeiros meses, visando: “I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; II – designar administradores, quando for o caso; III – tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia”, nos termos dos três incisos do artigo 1078 do CC.
Referido prazo tem vencimento no final do mês de abril de cada ano.
As Sociedades Limitadas devem realizar a referida assembléia, que deverá ser regularmente convocada. O procedimento tem por objetivo fazer com que o administrador explique aos sócios o balanço do ano anterior e suas ações no período, sendo que o parágrafo primeiro do artigo 1078 determina que “até trinta dias antes da data marcada para a assembléia, os documentos referidos no inciso I deste artigo devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.”. Após regularmente instalada, “proceder-se-á à leitura dos documentos, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.” (art. 1078, § 2º). Vale destacar que da deliberação dos acionistas podem resultar três possíveis cenários quanto às contas dos administradores: a aprovação sem reserva, a aprovação com reserva ou a reprovação.
Destacamos, que em caso de não realização da assembleia prevista no artigo 1078, o CC não fixa qualquer tipo de sanção, seja para a Sociedade, seja para os sócios ou até para os administradores. Contudo, estes últimos parecem-nos os maiores interessados em sua realização, tendo em vista que a partir do momento em que os números são aprovados pelos sócios, ele se exime da responsabilidade de possíveis erros, nos termos do parágrafo terceiro do citado artigo. Outra grande vantagem da realização da assembléia é que a mesma pode constituir poderosa ferramenta de negociação e fixação de boas políticas de relacionamentos com os minoritários, que têm a oportunidade para se manifestar. Apontamos, ainda, que nos termos do parágrafo quarto do artigo 1078, “extingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação” sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico.
Apontamos como necessária a elaboração de ata de Reunião/Assembléia Anual de Sócios, para o fim de deliberar sobre a aprovação das contas e demonstrações financeiras das Sociedades Limitadas, dentro do prazo legal e nos termos da lei, evitando eventuais pleitos e reclamações futuras, seja por parte de terceiros, alheios à sociedade, seja em caso de divergência e diferenças entre os sócios.
A realização da assembléia anual nas Sociedades Limitadas para aprovação de contas constitui importante ferramenta a serviço de todos, não caracterizando simplesmente mais uma burocracia a ser observada, pois é relevante ponto de controle e acompanhamento dos rumos da Sociedade por todos os sócios, independentemente do tipo ou grau de envolvimento entre os mesmos ou das proporções da Sociedade. Estas ações encontram fundamento em atuais práticas de governança corporativa, sendo que empresas que instituem boas práticas recomendadas, experimentam reflexos consideráveis e positivos em seus controles internos e externos, e consequentemente um melhor relacionamento entre os administradores e sócios e/ou acionistas, beneficiando a todos.
Quanto às Sociedades Anônimas, a Lei nº 6.404/76 determina, em seu art. 132, que nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, deverá ser convocada e realizada uma Assembléia Geral Ordinária (AGO), na qual os acionistas deverão deliberar sobre: a) tomada das contas dos administradores, com exame, discussão e votação das demonstrações financeiras; b) deliberação sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e c) eleição dos administradores e dos membros do conselho fiscal, quando for o caso.
Os administradores das S/A’s devem se atentar para o disposto no art. 133, que fixa a obrigação aos administradores de comunicar, até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO, por anúncios publicados na forma da Lei, que se acham à disposição dos acionistas: a) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo; b) a cópia das demonstrações financeiras; c) o parecer dos auditores independentes, se houver; d) o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e e) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia. A disponibilização dos referidos documentos a todos os acionistas é de vital importância, para que seja evitado eventual vício e/ou nulidade da Assembléia a se realizar.
Como indicado, quanto às contas dos administradores, estas podem ser aprovadas sem reserva, a aprovadas com reserva ou reprovadas.
Caso aprovada sem reserva, aos administradores é dada quitação, eximindo-os de responsabilidade por suas contas, salvo se houver comprovada existência de vício, erro, dolo, fraude, simulação ou coação em sua conduta ou nas informações prestadas (isto sempre por meio de ação judicial específica para anular a aprovação pela AGO). Visando minimizar impacto de eventual discussão perante o Judiciário, é importante que a ata registre real discussão e debate sobre os documentos apresentados.
Na hipótese de aprovação com reserva, os quotistas ou acionistas, nos debates, poderão ter posição contrário ou entenderem que os documentos apresentados pela administração não estão perfeitos ou em termos. Podem, inclusive, apresentar proposta para retificação, com a republicação dos documentos que devem ser apresentados à AGO. Se houver ratificação satisfatória, será equivalente a uma aprovação sem reserva. Não ocorrendo, é vital que sejam detalhadamente consignadas as ressalvas feitas, até mesmo para fim de elidir eventual responsabilidade do quotista ou acionista.
Por ultimo, a reprovação das contas. Não existe fundamento legal que exija a formalização em ata, mas fortemente recomendamos que a reprovação seja justificada (evitando risco de configuração de abuso no exercício do direito de voto do quotista / acionista). Ademais, é importante tal documento formalizando a reprovação das contas, dado que poderá ser a base para uma ação de responsabilidade em face dos administradores pelos prejuízos causados ao patrimônio da companhia.
Por fim, vale indicar e ressaltar necessária atenção ao disposto no § 4º do art. 133. A norma permite à AGO que reunir a totalidade dos acionistas a possibilidade de considerar sanada a falta de publicação dos anúncios ou a inobservância dos prazos referidos neste artigo, mas ressalta ser obrigatória a publicação dos documentos antes da realização da Assembléia. Já o § 5º do mesmo artigo dispensa a publicação dos anúncios quando os documentos são publicados até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO. Estes cuidados são vitais, como indicado, para evitar eventual vício e/ou nulidade da Assembléia a se realizar, que poderão ser alegados por acionistas descontentes e/ou dissidentes das deliberações.
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Luís Rodolfo Cruz e Creuz, Sócio de Cruz & Creuz Advogados. Doutor em Direito Comercial pela Faculdade de Direito da Universidade de São Paulo – USP (2019); Certificate Program in Advanced Topics in Business Strategy University of La Verne – Califórnia (2018); Mestre em Relações Internacionais pelo Programa Santiago Dantas, do convênio das Universidades UNESP/UNICAMP/PUC-SP (2010); Mestre em Direito e Integração da América Latina pelo PROLAM – Programa de Pós-Graduação em Integração da América Latina da Universidade de São Paulo – USP (2010); Pós-graduado em Direito Societário – LLM – Direito Societário, do INSPER (São Paulo) (2005); Especialista em Propriedade Intelectual pela World Intellectual Property Organization (WIPO). Bacharel em Direito pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC/SP (2000). E-mail: E-mail: E-mail: luis.creuz@lrcc.adv.br / @LuisCreuz
Autor das obras “Acordo de Quotistas – Análise do instituto do Acordo de Acionistas previsto na Lei 6.404/1976 e sua aplicabilidade nas Sociedades Limitadas à Luz do Novo Código Civil brasileiro, com contribuições da Teoria dos Jogos”. São Paulo : IOB-Thomson, 2007. “Commercial and Economic Law – Brasil” da International Encyclopedia of Laws, editada por Dr Jules Stuyck. Holanda: Kluwer Law International, 2010 (ISBN 978-90-654-4942-9). Coautor do livro “Organizações Internacionais e Questões da Atualidade”, organizada por Jahyr-Philippe Bichara, sendo autor do capítulo “Organizações Internacionais e a Integração Econômica: Revisões de Uma Teoria Geral”, Natal, RN : EDUFRN, 2011 (ISBN 978-85-7273-722-7). “Commercial and Economic Law in Brazil”. Holanda: Wolters Kluwer – Law & Business, 2012 (ISBN 978-90-411-4088-3). “Defesa da Concorrência no Mercosul – Sob uma Perspectiva das Relações Internacionais e do Direito”. São Paulo : Almedina, 2013 (ISBN 978-856-31-8233-3). Coautor do livro “Direito dos Negócios Aplicado – Volume I – Do Direito Empresarial”, coordenado por Elias M de Medeiros Neto e Adalberto Simão Filho,sendo autor do Capítulo “Acordo de Quotistas aplicado aos Planejamentos Sucessórios”, São Paulo: Almedina, 2015 (ISBN 978-85-6318-295-1). Coautor do livro “Direito Empresarial Contemporâneo – Uma visão bilateral entre Brasil e Portugal”, Brasil : 2018, sendo autor do Capítulo “Aquisição de Software e a Utilização de Cópias em Número Superior ao Contratado – Breve estudo sobre a contratação e aquisição de software e sua utilização irregular por meio de copias indevidas”. Coautor do livro “Temas Contemporâneos de Direito Administrativo Econômico da Infraestrutura e Regulatório”, sendo autor do Capítulo “Definição do Mercado Relevante na Análise Antitruste em um Bloco Econômico Regional”. São Paulo : Évora, 2019 (ISBN 978-85-8461-086-0)
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